Ripensare alle sale riunioni in ottica “agile”

La pandemia da Covid-19 ha portato molte aziende e professionisti a sperimentare modalità di lavoro “smart” o “agile”. Per molti si è rivelata una grande opportunità, ma al tempo stesso sale riunioni e altri luoghi comuni hanno dovuto adattarsi a questi cambiamenti.

Il lavoro agile

Il crescente ricorso a strumenti tecnologici e il processo di digitalizzazione dell’attività lavorativa, ha determinato una crisi delle tradizionali forme di organizzazione del lavoro.

Si è dunque sempre più diffuso il cosiddetto lavoro agile, ossia una forma di lavoro che, permette al lavoratore di eseguire la propria prestazione anche in locali diversi da quelli aziendali.

Dunque, sempre più spesso team di lavoro si ritrovano a lavorare lontani e questo ha portato alla necessità di ripensare agli spazi di lavoro e alla loro organizzazione.

Infatti, con l’obiettivo di  garantire esperienze collaborative ibride realmente efficaci, gli spazi dovranno essere riprogettati e rimodulati venendo incontro alle esigenze del lavoro smart.

Tra queste vediamo la riorganizzazione di meeting room, conference room e/o sale riunioni.

Ripensare agli spazi di lavoro

Negli ultimi due anni molte aziende hanno già cominciato a rimodulare i propri spazi di lavoro. In particolare, per quanto riguarda le sale riunioni – spazi fondamentali per la crescita aziendale. 

Infatti, secondo lo studio “Interactive Monitors & the Building Blocks for Meeting Rooms“ condotto a livello globale da Wainhouse, il 78% degli intervistati ha affermato che l’utilizzo di spazi per le videoconferenze è in aumento, visto che i dipendenti trascorrono in media due ore e dieci minuti al giorno in videochiamate.

Ecco il motivo per cui le sale riunioni dovrebbero essere ripensate in ottica “agile” per venire incontro sia alle esigenze di chi lavora da remoto, sia delle risorse interne che fisicamente si trovano negli uffici.

Come allestire una sala riunioni “agile”

Dunque, per sviluppare un ambiente di lavoro più agile è fondamentale disporre le sale riunioni in modo strategico ed efficace. Lo scopo della sala riunioni è infatti garantire lo svolgimento di meeting in cui tutti i partecipanti possono interagire con successo – sia online che offline. 

Dispositivi per la connettività

La connessione è il primo elemento –  imprescindibile e fondamentale – per organizzare una sala riunione in ottica smart.

È fondamentale una buona connessione per eliminare le barriere fisiche e il limite della comunicazione.

Tecnologie audio

Al fine di rendere comprensibile un meeting sarà opportuno dotarsi di microfoni, altoparlanti ed amplificatori e magari anche di soluzioni fonoassorbenti. Queste, infatti, possono migliorare l’acustica dell’ambiente che spesso può creare riverbero ed ostacolare la corretta comunicazione.

Soluzioni video

Anche la scelta di soluzioni video performanti è fondamentale per la buona riuscita di un meeting. Bisognerebbe dotarsi di una videocamera HD con un angolo di ripresa sufficientemente ampio da inquadrare tutti i partecipanti e un display o una lavagna interattiva multimediale che permetta al team di condividere documenti e permettere a tutti di lavorare a più mani allo stesso progetto, anche da remoto.

Flessibilità degli spazi

Infine, un elemento da tenere in considerazione per il ripensamento delle sale riunioni riguarda la flessibilità. Questo, da una parte, permetterà di rispettare il “social distancing”, dall’altra garantirà la riorganizzazione autonoma degli spazi a seconda delle specifiche necessità.