Progettare un ufficio: Guida completa alle norme

Come progettare un ufficio, guida alle norme

L’ambiente dove viene realizzato l’ufficio deve rispettare dei canoni importanti, questi non sono dati solo dalla scelta di un design che si possa sposare con le esigenze del suo utilizzo finale ma anche con tutta una serie di norme e regolamenti che prescrivono i temi da affrontare in fase progettuale.

Un ufficio è di fatto come un’abitazione, le persone passano molto tempo al suo interno.

La legge prevede delle regole ben precise per la costruzione degli spazi, per la geometria delle prestazioni di lavoro, per la struttura visiva e ovviamente per tutto ciò che concerne la sicurezza sul lavoro. Le regole estetiche sono lasciate al gusto personale, tuttavia devono sempre realizzarsi su dei criteri precisi.

La legge offre delle indicazioni tecniche piuttosto dettagliate per ciò che riguarda il posizionamento, la struttura dei locali, la messa in sicurezza, l’illuminazione.

Tutti questi fattori infatti non sono solo l’estetica del posto ma rappresentano anche il modo in cui le persone interagiscono con l’ambiente. È chiaro che l’ufficio deve adempiere ai regolamenti per non causare problemi a chi vi lavora.

Le due principali normative sulla progettazione sono il decreto legislativo del 2008 numero 81, allegato IV che spiega tutti i requisiti dei luoghi di lavoro, e il decreto legislativo numero 242 del ’96 con conseguenti modifiche che riguarda la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.

Tipologia di uffici: scegliere in base alla finalità

La struttura dell’ufficio deve essere decisa a monte, ovvero prima che inizi la fase effettiva di configurazione. In questo modo è possibile scegliere ogni locale a cosa sarà adibito, quali attività verranno svolte al suo interno e la posizione di ogni area dedicata al lavoro. Questa pianificazione varia ovviamente moltissimo in base all’ufficio e al suo utilizzo finale, le tipologie più diffuse sono:

  • Ufficio con differenti zona in cui la struttura viene fatta per aree, in questo caso ci sono veri e propri gruppi di lavoro che possono scambiare informazioni ma sono di fatto separati. Un esempio utile può essere quello di una redazione giornalistica in cui da un lato vi è l’area giornalisti e dall’altro l’area comunicazione quindi agenzia, promozione, montaggio. Si tratta di due aree che devono vivere in simbiosi eppure che hanno bisogno di ambienti differenti.
  • Ufficio a pianta cellulare ovvero quell’ufficio che è strutturato per i lavoratoli singoli che non hanno bisogno di lavorare insieme. Questi uffici sono vere e proprie stanze separate e sono destinati a piccoli gruppi, un esempio valido può essere quello in cui coesistono più medici e quindi ognuno di loro ha una stanza differente privata.
  • Uffici open space sono quelli dove non ci sono barriere, utili solo a chi ha necessità di lavorare in gruppo oppure a molti impiegati. Solitamente vengono sfruttati per i call center dove c’è un numero elevato di personale.
  • Uffici combinati sono invece quelli utili per un gruppo di lavoro collettivo dove ognuno porta avanti un’attività differente ma c’è comunque la necessità di lavorare in sinergia.

Dimensioni effettive degli ambienti: cosa dice la legge

Una volta scelta la finalità dell’ufficio è importante selezionare le varie aree. Ovviamente i bagni sono solitamente già posizionati, le altre stanze devono essere concordate. È bene dedicare spazio ad una sala relax dove il personale può fare una pausa e poi inserire sempre un luogo dove fare delle conferenze o piccole riunioni e almeno un ufficio dove è posto il responsabile.

In alcune tipologie di ufficio viene meno quest’ultima in quanto si tratta di lavoratori separati che non hanno un responsabile. Dal punto di vista strutturale la legge impone che un ufficio abbia una superficie di almeno 9 metri quadri a stanza con 2.70 metri di altezza e almeno 5 metri quadri per ogni soggetto.

Solo gli ambienti di servizio possono avere un’altezza di 2.40 metri. Le uniche eccezioni riguardano il bagno e gli spogliatoi. Nel caso del wc la stanza che lo ospita deve essere almeno 1 metro di altezza, una doccia deve avere una superficie di almeno 1 metro quadro e 1.20 metri di altezza come per qualunque zona destinata agli spogliatoi. Qualunque ambiente che abbia al suo interno un lavabo deve invece essere di almeno 1.50 metri quadri. Deve esserci sempre un punto di areazione in qualunque zona bagno.

Quando si sceglie di sfruttare un soppalco per dare vita ad un ufficio bisogna considerare alcune limitazioni, la legge impone ad esempio che questi non siano mai di superficie superiore a 2/3 della stanza.

L’altezza deve essere la medesima della stanza ovvero 2.40, 2.20 se il soffitto è inclinato. Quindi è possibile realizzare un soppalco solo quando si è in presenza di ambienti molto alti.

Zone e comfort: come rendere gradevole l’ambiente di lavoro

L’ambiente di lavoro deve rispettare una serie di canoni anche per quanto riguarda tutti gli aspetti accessori della progettazione.

Uno dei punti più importanti riguarda l’illuminazione. Questa, secondo quanto stabilito dalla UNI EN 12464 prevede che in un ufficio vi sia un’illuminazione compresa tra 300 e 500 lux, in base ovviamente alla luce naturale che il luogo riesce a ricevere.

L’illuminazione artificiale deve essere fatta mediante un impianto idoneo con punti luminosi ben distribuiti su tutte le aree.

Un altro tasto importante riguarda l’areazione, che è fondamentale perché va ad incidere sul microclima che si genera all’interno. Qualora non sia sufficiente è necessario installare degli impianti meccanici per rendere l’aria pulita come previsto dalla norma UNI 10339.

Il rumore è una delle valutazioni più importanti da fare, perché i lavoratori non devono essere disturbati e per questo nel progettare l’ufficio bisogna strutturare lo stesso in un luogo idoneo, con pareti che vadano a limitare l’impatto acustico.

Oltre l’architettura strutturale: i dettagli che non devono mancare

Oltre agli spazi per il lavoro individuale non bisogna mai dimenticare la necessità di adoperare almeno un ambiente al lavoro in team.

L’arredamento in questo caso deve essere utile ad ospitare un gruppo di lavoro. Gli spazi devono prevede un area break che è sempre fondamentale, anche negli uffici più piccoli. In questo punto deve esserci almeno una macchina per il caffè, meglio ancora per qualche snack ed eventualmente dei divani.

Questa zona è utile anche all’accoglienza per questo in determinati tipi di ufficio può essere ottimizzata per un utilizzo molteplice. Ogni spazio deve essere dotato di tutte le attrezzature tecnologiche necessarie, con degli armadietti per riporre il materiale, sistemi di oscuramento come tende per evitare che il sole disturbi la visione. Anche gli ambienti molto grandi possono essere sfruttati e strutturati mediante la divisione degli spazi grazie all’ausilio dei mobili.

Con la progettazione dell’ufficio bisogna pensare con attenzione agli spazi effettivi di lavoro, quindi dove saranno posizionati i lavoratori, se in gruppo o divisi, se avranno singole scrivanie o una scrivania tavolata, se saranno posti di fianco o di fronte, se lavoreranno in gruppo o meno.

Tutto questo aiuta certamente nella creazione degli spazi e nel posizionamento di tutto l’arredamento come scrivanie, librerie, scaffalature, punti luce aggiuntivi.

Anche nella valutazione del design interno vanno considerate alcune regole basilari che aiutano a migliorare lo spazio: le scrivanie non vanno poste in prossimità dei balconi/finestre o delle porte o in qualunque altro punto dove possano intralciare il passaggio o l’areazione.

Oltre ciò che è previsto nella fattispecie dalla normativa sono da prendere in considerazione tutti quegli elementi che migliorano la qualità del lavoro per il lavoratore. L’ambiente è fondamentale e non deve rispettare solo dei canoni strutturali ma anche estetici dove la finalità è sempre rendere la struttura utile a migliorare il comfort e quindi rispettare la legge e migliorare le prestazioni.

Come arredare la sala riunioni del tuo ufficio?

Chi lavora in ufficio o pensa di progettarne uno, è perfettamente a conoscenza del fatto che esso rappresenti quasi una seconda casa, in quanto il tempo impiegato al suo interno è veramente notevole.

Per questo motivo è necessario progettare il proprio studio in maniera attenta e curata, cercando di non trascurare nessun aspetto che, in qualche modo, possa incidere sulla realizzazione di tale progetto.

Molti pensano che l’ufficio debba rappresentare il luogo ideale, non solo per chi lavora ma anche e sopratutto per i clienti e fornitori, questo perché l’ambiente in questione indica il biglietto da visita dell’azienda stessa, per cui è importante ricevere la clientela seguendo delle prerogative ben precise: comodità e funzionalità.

Esse risultano essere imprescindibili nell’ambito dell’arredamento, in quanto è fondamentale saper accogliere il cliente nel modo giusto e lavorare in maniera comoda.

L’importanza dell’arredamento

 

Oltre a rispettare le prerogative appena citate, è doveroso sottolineare che l’arredo di un ufficio comprende anche altri aspetti da considerare, come ad esempio la gestione dello spazio che si ha a disposizione, il posizionamento di scrivanie, poltrone, armadi, sedie e quant’altro, nonché quale soluzione di design risulta essere più appropriata.

Al contrario di quanto si possa pensare, progettare in maniera soddisfacente l’arredamento di un ufficio non è una questione facile, anche perché esso incide sul benessere della persona.

É stato infatti constatato che l’arredo ufficio non ha solo una mera funzione estetica, ma incide altresì sulla psiche di coloro che lavorano all’interno dell’ambiente circostante.
Molti non sanno che possono essere condizionati dalle forme o dai colori dello spazio che li circondano e tale aspetto non è sicuramente da sottovalutare.
L’arredamento ufficio e la sua collocazione all’interno dell’ambiente deve favorire l’operatività degli impiegati, in modo da ridurre al minimo la percentuale di stress o di ansia causate dal lavoro.

Si parla di riduzione della percentuale, in quanto è impossibile realizzare un ufficio in cui ci sia la totale assenza di predisposizione allo stress: questo perché la percezione dell’ambiente è sempre soggettiva, quindi è in grado di modificare oggettivamente la capacità di performance di un soggetto, l’atteggiamento e la sua predisposizione al lavoro, in maniera differente rispetto a qualsiasi altra persona.

L’ambiente più importante all’interno di un ufficio

 

Quando si parla di ufficio, si fa riferimento ad un ambiente che potrebbe essere composto da più stanze. In questi casi, il progetto indica la collocazione dei vari complementi d’arredo, che vengono selezionati in base alla funzione di quel determinato ambiente.

Generalmente, all’interno di un ufficio si ha:
la reception
le scrivanie da lavoro
lo spazio ricreativo o la cucina
la zona fumatori
la sala riunioni.

Oltre a quanto citato, non bisogna dimenticare gli ulteriori complementi d’arredo, quali l’illuminazione dell’ufficio, gli accessori utili e quant’altro. Insomma, si può ben intendere la complessità della progettazione.

Tuttavia, è bene sottolineare che la stanza a cui si presta maggiore attenzione è sicuramente la sala riunioni. Con tale termine si indica un ambiente che non deve mai mancare, affinché si possa parlare di un vero e proprio ufficio. Tale denominazione deriva dal termine “riunione”, che rappresenta un momento molto importante per la comunicazione aziendale.

Spesso si sente parlare di appuntamenti in sala riunioni dove si ha la possibilità di scambiare le proprie idee ed opinioni, proporre nuovi progetti e fare un resoconto dell’azienda stessa.

La sala riunioni deve essere un ambiente tranquillo, neutro ed al tempo stesso rilassante. Si può dire che l’atmosfera da ricreare deve essere confortevole e capace di ispirare situazioni stimolanti. Inoltre non bisogna dimenticare che in questa stanza possono essere ospitati anche i propri clienti, oltre che i collaboratori dell’azienda, ragion per cui è necessario rispettare determinati parametri che verrano esplicati nel capitolo successivo.

Come arredare la sala riunioni

 

Chi ha intenzione di realizzare un proprio ufficio, deve essere a conoscenza del fatto che la sala riunioni non può mai mancare.

A tal proposito, se non si è profondi conoscitori dell’argomento e si vuole ricevere maggiori informazioni e dettagli sulla progettazione, è consigliabile effettuare delle ricerche su Internet, al fine di comprendere meglio la tipologia di arredamento oppure rivolgersi direttamente a degli esperti in materia, che sapranno trovare la giusta soluzione tra efficienza e design.
Quest’ultimo paragrafo risulta essere un’apposita guida per arredare la sala riunioni in maniera soddisfacente.

Innanzitutto è necessario rispettare i seguenti requisiti:

  • Il tavolo della sala riunioni deve avere una certa grandezza per ospitare un elevato numero di persone
  • Ogni partecipante alla riunione deve avere a disposizione uno spazio che oscilla tra i 70-80 cm
  • Occorre assicurare il contatto visivo diretto
  • Occorre rispettare le varie gerarchie aziendali.

Gli elementi base di un ufficio

 

Dopo aver tenuto bene a mente quanto citato sopra, bisogna selezionare gli elementi d’arredo fondamentali all’interno di un ufficio. 

A tal proposito si hanno:

il tavolo riunioni

le sedute

i mobili contenitori

i complementi d’arredo.

Il protagonista indiscussa all’interno della sala riunioni è sicuramente il tavolo. Come si può ben intendere, esso deve avere una forma ed una grandezza tale da soddisfare le prerogative citate poc’anzi.

Solitamente il tavolo scelto ha una forma ovale o rettangolare, le sue misure non saranno a piacere ma devono essere stabilite in base allo spazio che si ha a disposizione.
Esso dovrà essere collocato al centro della stanza, quindi occupa una posizione di preminenza all’interno dell’ambiente circostante.

Non meno importanti sono le sedute, anch’esse appositamente selezionate per assicurare il massimo comfort e benessere a tutti i clienti o possibili collaboratori che partecipano alla riunione. In questo caso, è consigliabile optare per sedie aventi una seduta comoda, senza rotelle e senza braccioli.

É chiaro che all’interno di una sala riunioni, non può mancare il mobile contenitore: è possibile che c’è ne siano più di uno, in base alle dimensioni della stanza, essi sono indispensabili per sistemare tutto il materiale utile alla riunione, ma rappresentano anche una base d’appoggio per eventuali snack, bevande e quant’altro.

Ulteriori elementi d’arredo per l’ufficio

 

Gli elementi d’arredo citati fin ad ora sono quelli base, nel senso che non possono assolutamente mancare in una progettazione, ma si è perfettamente a conoscenza del fatto che non è da escludere l’introduzione di ulteriori complementi d’arredo.

Un esempio potrebbero essere le tende tecniche, molto utili per modulare a proprio piacimento la luce che entra dalle finestre; i pannelli fonoassorbenti aventi una funzione acustica e decorativa; impianti di illuminazione; sistemi di video-sorveglianza, ulteriori accessori quali portaombrelli, cestini, macchina del caffè e molto altro ancora.

In commercio sono disponibili una molteplice varietà di elementi d’arredo inerenti l’ufficio, ognuno dei quali presenta caratteristiche e funzionalità diverse. É compito del proprietario stabilire con esattezza quello che non deve mancare nella progettazione.

I 7 consigli per rendere l’ufficio più cool

Le soluzioni per il tuo ufficio

Le aziende intelligenti sanno che l’ufficio può essere uno strumento di business, in grado di valorizzare l’azienda attraverso elementi di design in grado di mettere in risalto il brand.

Trasparenza, apertura e collaborazione negli ultimi anni sono divenute parole chiave nel gergo aziendale, e il proliferare degli open space è un riflesso diretto di tale tendenza. Tuttavia ultimamente si è assistito al fenomeno inverso: l’assenza di privacy ha ribaltato la situazione, facendo emergere il bisogno di silenzio e spazi più riservati per concentrarsi.

Collaborazione e tranquillità sono dunque i due modelli da perseguire, pur supponendo modalità di lavoro praticamente opposte. Design e arredi possono rispondere egregiamente alle nuove esigenze, soprattutto grazie alle soluzioni innovative a disposizione oggi. Si pensi ai pannelli rimovibili, le pareti insonorizzate, i giardini verticali e le scaffalature divisorie.  

In base alla presenza di alcuni elementi è possibile stabilire un indice dei livelli di collaborazione e silenzio ottenuti all’interno dell’ambiente lavorativo. Tra questi sono da segnalare sicuramente la tecnologia, la dimensione dello spazio, la struttura e gli impedimenti architettonici, la prospettiva.

Tali requisiti potrebbero facilitare la comprensione della situazione in ufficio suggerendo i possibili cambiamenti e ciò che, invece, risulti poco fattibile.

Analizzare collettivamente, includendo l’intero team, l’apporto positivo o negativo degli elementi strutturali e delle componenti di arredo che caratterizzano l’ufficio si è spesso rivelata una strategia vincente. Basti pensare alla conversione di sale riunioni inutilizzate in stanze più piccole e riservate. A volte la risposta non risiede nel creare spazi di condivisione, ma nell’esatto contrario.

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