PROGETTARE UN UFFICIO: GUIDA COMPLETA ALLE NORME

L’ambiente dove viene realizzato l’ufficio deve rispettare dei canoni importanti, questi non sono dati solo dalla scelta di un design che si possa sposare con le esigenze del suo utilizzo finale ma anche con tutta una serie di norme e regolamenti che prescrivono i temi da affrontare in fase progettuale.

Un ufficio è di fatto come un’abitazione, le persone passano molto tempo al suo interno.

La legge prevede delle regole ben precise per la costruzione degli spazi, per la geometria delle prestazioni di lavoro, per la struttura visiva e ovviamente per tutto ciò che concerne la sicurezza sul lavoro. Le regole estetiche sono lasciate al gusto personale, tuttavia devono sempre realizzarsi su dei criteri precisi.

La legge offre delle indicazioni tecniche piuttosto dettagliate per ciò che riguarda il posizionamento, la struttura dei locali, la messa in sicurezza, l’illuminazione.

Tutti questi fattori infatti non sono solo l’estetica del posto ma rappresentano anche il modo in cui le persone interagiscono con l’ambiente. È chiaro che l’ufficio deve adempiere ai regolamenti per non causare problemi a chi vi lavora.

Le due principali normative sulla progettazione sono il decreto legislativo del 2008 numero 81, allegato IV che spiega tutti i requisiti dei luoghi di lavoro, e il decreto legislativo numero 242 del ’96 con conseguenti modifiche che riguarda la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.

TIPOLOGIA DI UFFICI: SCEGLIERE IN BASE ALLA FINALITÀ

La struttura dell’ufficio deve essere decisa a monte, ovvero prima che inizi la fase effettiva di configurazione. In questo modo è possibile scegliere ogni locale a cosa sarà adibito, quali attività verranno svolte al suo interno e la posizione di ogni area dedicata al lavoro. Questa pianificazione varia ovviamente moltissimo in base all’ufficio e al suo utilizzo finale, le tipologie più diffuse sono:

• Ufficio con differenti zona in cui la struttura viene fatta per aree, in questo caso ci sono veri e propri gruppi di lavoro che possono scambiare informazioni ma sono di fatto separati. Un esempio utile può essere quello di una redazione giornalistica in cui da un lato vi è l’area giornalisti e dall’altro l’area comunicazione quindi agenzia, promozione, montaggio. Si tratta di due aree che devono vivere in simbiosi eppure che hanno bisogno di ambienti differenti.
• Ufficio a pianta cellulare ovvero quell’ufficio che è strutturato per i lavoratoli singoli che non hanno bisogno di lavorare insieme. Questi uffici sono vere e proprie stanze separate e sono destinati a piccoli gruppi, un esempio valido può essere quello in cui coesistono più medici e quindi ognuno di loro ha una stanza differente privata.
• Uffici open space sono quelli dove non ci sono barriere, utili solo a chi ha necessità di lavorare in gruppo oppure a molti impiegati. Solitamente vengono sfruttati per i call center dove c’è un numero elevato di personale.
• Uffici combinati sono invece quelli utili per un gruppo di lavoro collettivo dove ognuno porta avanti un’attività differente ma c’è comunque la necessità di lavorare in sinergia.

DIMENSIONI EFFETTIVE DEGLI AMBIENTI: COSA DICE LA LEGGE

Una volta scelta la finalità dell’ufficio è importante selezionare le varie aree. Ovviamente i bagni sono solitamente già posizionati, le altre stanze devono essere concordate. È bene dedicare spazio ad una sala relax dove il personale può fare una pausa e poi inserire sempre un luogo dove fare delle conferenze o piccole riunioni e almeno un ufficio dove è posto il responsabile.

In alcune tipologie di ufficio viene meno quest’ultima in quanto si tratta di lavoratori separati che non hanno un responsabile. Dal punto di vista strutturale la legge impone che un ufficio abbia una superficie di almeno 9 metri quadri a stanza con 2.70 metri di altezza e almeno 5 metri quadri per ogni soggetto.

Solo gli ambienti di servizio possono avere un’altezza di 2.40 metri. Le uniche eccezioni riguardano il bagno e gli spogliatoi. Nel caso del wc la stanza che lo ospita deve essere almeno 1 metro di altezza, una doccia deve avere una superficie di almeno 1 metro quadro e 1.20 metri di altezza come per qualunque zona destinata agli spogliatoi. Qualunque ambiente che abbia al suo interno un lavabo deve invece essere di almeno 1.50 metri quadri. Deve esserci sempre un punto di areazione in qualunque zona bagno.

Quando si sceglie di sfruttare un soppalco per dare vita ad un ufficio bisogna considerare alcune limitazioni, la legge impone ad esempio che questi non siano mai di superficie superiore a 2/3 della stanza.

L’altezza deve essere la medesima della stanza ovvero 2.40, 2.20 se il soffitto è inclinato. Quindi è possibile realizzare un soppalco solo quando si è in presenza di ambienti molto alti.

ZONE E COMFORT: COME RENDERE GRADEVOLE L’AMBIENTE DI LAVORO

L’ambiente di lavoro deve rispettare una serie di canoni anche per quanto riguarda tutti gli aspetti accessori della progettazione.

Uno dei punti più importanti riguarda l’illuminazione. Questa, secondo quanto stabilito dalla UNI EN 12464 prevede che in un ufficio vi sia un’illuminazione compresa tra 300 e 500 lux, in base ovviamente alla luce naturale che il luogo riesce a ricevere.

L’illuminazione artificiale deve essere fatta mediante un impianto idoneo con punti luminosi ben distribuiti su tutte le aree.

Un altro tasto importante riguarda l’areazione, che è fondamentale perché va ad incidere sul microclima che si genera all’interno. Qualora non sia sufficiente è necessario installare degli impianti meccanici per rendere l’aria pulita come previsto dalla norma UNI 10339.

Il rumore è una delle valutazioni più importanti da fare, perché i lavoratori non devono essere disturbati e per questo nel progettare l’ufficio bisogna strutturare lo stesso in un luogo idoneo, con pareti che vadano a limitare l’impatto acustico.

OLTRE L’ARCHITETTURA STRUTTURALE: I DETTAGLI CHE NON DEVONO MANCARE

Oltre agli spazi per il lavoro individuale non bisogna mai dimenticare la necessità di adoperare almeno un ambiente al lavoro in team.

L’arredamento in questo caso deve essere utile ad ospitare un gruppo di lavoro. Gli spazi devono prevede un area break che è sempre fondamentale, anche negli uffici più piccoli. In questo punto deve esserci almeno una macchina per il caffè, meglio ancora per qualche snack ed eventualmente dei divani.

Questa zona è utile anche all’accoglienza per questo in determinati tipi di ufficio può essere ottimizzata per un utilizzo molteplice. Ogni spazio deve essere dotato di tutte le attrezzature tecnologiche necessarie, con degli armadietti per riporre il materiale, sistemi di oscuramento come tende per evitare che il sole disturbi la visione. Anche gli ambienti molto grandi possono essere sfruttati e strutturati mediante la divisione degli spazi grazie all’ausilio dei mobili.

Con la progettazione dell’ufficio bisogna pensare con attenzione agli spazi effettivi di lavoro, quindi dove saranno posizionati i lavoratori, se in gruppo o divisi, se avranno singole scrivanie o una scrivania tavolata, se saranno posti di fianco o di fronte, se lavoreranno in gruppo o meno.

Tutto questo aiuta certamente nella creazione degli spazi e nel posizionamento di tutto l’arredamento come scrivanie, librerie, scaffalature, punti luce aggiuntivi.

Anche nella valutazione del design interno vanno considerate alcune regole basilari che aiutano a migliorare lo spazio: le scrivanie non vanno poste in prossimità dei balconi/finestre o delle porte o in qualunque altro punto dove possano intralciare il passaggio o l’areazione.

Oltre ciò che è previsto nella fattispecie dalla normativa sono da prendere in considerazione tutti quegli elementi che migliorano la qualità del lavoro per il lavoratore. L’ambiente è fondamentale e non deve rispettare solo dei canoni strutturali ma anche estetici dove la finalità è sempre rendere la struttura utile a migliorare il comfort e quindi rispettare la legge e migliorare le prestazioni.